Minimum raz w miesiącu dzielimy się wiedzą i selekcjonujemy najważniejsze artykuły.
Audyty zewnętrzne – rodzaje i różnice między nimi. Niezależna ocena działania systemów w organizacji
Audyty to rodzaje inspekcji, których celem jest analiza systemu i weryfikacja jego zgodności z wymaganiami norm, standardów, umów z klientami, itp. Przeprowadzane są one również w celu poprawy wydajności procesów oraz w celach certyfikacyjnych. Wyróżnić można audyty wewnętrzne oraz różnego rodzaju audyty zewnętrzne – zależnie od rodzaju audytu, inspekcje przeprowadzane są przez własnych wykwalifikowanych pracowników lub uprawnionych audytorów zewnętrznych.
Czym jest audyt i po co jest stosowany?
Audyt to przeprowadzany okresowo proces oceny zgodności systemu, produktu, projektu lub procesu z kryteriami odniesienia. Jego celem jest określenie dowodów zgodności z wymaganiami. Celem audytu jest również dążenie do doskonalenia – wykryte niezgodności powinny być powiązane z późniejszymi akcjami korygującymi, co pozwoli na usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Audyty można podzielić na:
- audyt pierwszej strony (wewnętrzny),
- audyt drugiej strony (zewnętrzny lub dostawcy),
- audyt trzeciej strony (zewnętrzny lub certyfikujący).
Mimo wielu podobieństw, audyty te różnią się dość istotnie i to zarówno od strony formalnej, jak również w kwestiach organizacyjnych.
Audyt zewnętrzny indywidualne i zewnętrzne
Audyt zewnętrzny pozwala ocenić, czy organizacja lub jego konkretne działy, procesy lub projekty funkcjonują w optymalny sposób. Podczas takiego audytu sprawdzany jest stopień zgodności z przepisami (legal due diligence) i ustalonymi wcześniej normami oraz standardami.
Audyt zewnętrzny jest analizą wykonywaną przez niezależnych audytorów, co stanowi istotny instrument badawczy, jeśli chodzi o ocenę ryzyka zarządzania. Podczas audytu zewnętrznego oceniane są konkretne działania oraz stopień realizacji wybranych celów – jest to zatem bardzo ważna część systemu zarządzania jakością, dzięki której można w znaczny sposób zoptymalizować funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Audyt drugiej strony w organizacji
Nazywany również audytem dostawcy, ponieważ jest to audyt prowadzony przez jedną organizację u drugiej organizacji. W tym przypadku przedsiębiorca przeprowadza kontrolę jakościową swojego aktualnego lub potencjonalnego podwykonawcy lub dostawcy. Zwykle audyt drugiej strony związany jest z optymalizacją procesów na linii producent-dostawca lub może być zainicjowany zanim dojdzie do współpracy między kontrahentami. Przedsiębiorca, który zamawia konkretne produkty lub usługi poprzez audyt drugiej strony sprawdza jakość potencjalnych kontrahentów i ich zgodność ze swoimi specyficznymi wymaganiami oraz normami. Zamawiający po podjęciu współpracy wykonuje również okresowe audyty drugiej strony, by potwierdzić ciągłość jakości. Audyty prowadzone są przez jego wykwalifikowanych pracowników lub zlecane są firmom zewnętrznym.
Audyt drugiej strony to zewnętrzny audyt weryfikujący i oceniający, którego celem jest potwierdzenie zgodności systemu kontrahenta z wymaganiami prawnymi i własnymi, a także wymiana doświadczeń oraz weryfikacja możliwości dalszej współpracy i rozwoju. Warto zaznaczyć, że audyt drugiej strony jest kluczowy przy różnego rodzaju systemach zarządzania – np. często jest konieczny, jeśli firma posiada certyfikat zarządzania jakością, a jej podwykonawcy takiej certyfikacji nie posiadają.
Potrzebujesz porady?
Chętnie odpowiemy na Państwa pytania.
Kliknij przycisk, aby rozpocząć czat on-line
Audyt wewnętrzny w organizacji
Audyt wewnętrzny przeprowadzany jest samodzielnie przez firmę dla wewnętrznych jej potrzeb. Zwykle tego typu audyt przeprowadzany jest z inicjatywy najwyższego kierownictwa, przez wykwalifikowanych pracowników firmy, jednak możliwe jest również zaangażowanie w ten proces niezależnego audytora. Celem audytu wewnętrznego jest sprawdzenie skuteczności działania systemu i jego zgodności z wymogami norm odniesienia. To także narzędzie do poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa i identyfikacji potencjału do doskonalenia oraz do wykrycia ewentualnych niedociągnięć, zanim zrobi to jednostka zewnętrzna. Audyty wewnętrzne odbywają się według ustalonego harmonogramu, a ich wyniki powinny być dokumentowane.
Audyt trzeciej strony
Audyt trzeciej strony może być przeprowadzany w związku z wymaganiami prawnymi, które muszą być przez przedsiębiorstwo spełnione, jednak może również zostać przeprowadzony z inicjatywny kierownictwa – np. po wdrożeniu wymagań systemu zarządzania jakością. Wiąże się on z procedurą certyfikacji, więc najczęściej zlecany jest przez zainteresowane certyfikacją przedsiębiorstwo i przeprowadzany jest przez niezależne jednostki certyfikujące, mające uprawnienia do wydania certyfikatu zgodności z normami. Gdy przedsiębiorstwo otrzyma pozytywny wynik audytu trzeciej strony, ma ono podstawę do otrzymania certyfikatu HACCP. Taki certyfikat to oczywiście większe zaufanie aktualnych i potencjalnych klientów, oraz możliwość ograniczenia ilości audytów drugiej strony. Należy wspomnieć, że audyty trzeciej strony można podzielić na audyty certyfikujące, audyty nadzoru oraz audyty re-certyfikujące.
Proces certyfikacji, czyli audyt trzeciej strony w praktyce
Audyt zewnętrzny trzeciej strony ma na celu znalezienie dowodów potwierdzających możliwość otrzymania certyfikatu. Na początku przeprowadzany jest tzw. audyt certyfikujący, następnie przeprowadzane są audyty nadzoru, pozwalające utrzymać certyfikat. Pierwszy etap audytu certyfikującego zwany jest przeglądem dokumentacji – jego celem jest ocena dokumentowanych przez przedsiębiorstwo praktyk i procedur oraz sprawdzenie ich zdolności z wymaganiami standardu. Na tym etapie określane są również konieczne czynności korygujące, których należy dopilnować przed drugim etapem audytu certyfikującego, czyli audytem organizacji. W drugim etapie dokonuje się weryfikacji zgodności funkcjonowania przedsiębiorstwa z procedurami opisanymi w dokumentacji. Pozytywny wynik audytu daje podstawę do otrzymania certyfikatu. Audyty nadzoru wykonywane są natomiast w celu potwierdzenia, że nadal spełniane są w przedsiębiorstwie wymagania standardu, będącego podstawą certyfikacji. By odnowić certyfikację konieczne jest natomiast przeprowadzenie audytu re-certyfikacji przed upływem ważności otrzymanego certyfikatu.
Sprawdź również
Audyt dostawców – sieci handlowych, klientów, specyfikacje Audyt wewnętrzny w organizacji – weryfikacja wymagań norm i standardów